Planleggingsfasen i ethvert prosjekt - uansett bransje - er en viktig del av en lang reise. Planleggingsfasen setter målestokken som suksessen skal måles etter. Den gir retning og tar høyde for potensielle risikoer. For industrianlegg - med både små og store prosjekter - kan små feil i planleggingsfasen skape store, kostbare problemer senere.  
  
For å få et innsideperspektiv på hva som gjør planleggingsfasen så viktig for et industrianlegg, tok vi en prat med Mujtaba Qureshi, prosjektleder hos Enterprise Products med mer enn 15 års erfaring. Før han begynte i Enterprise Products, ledet Mujtaba store investeringsprosjekter - og hadde spesielt ansvar for planleggingsfasen av disse prosjektene - i Chevron. Mujtaba er sivilingeniør med en bachelorgrad i bygg- og anleggsteknikk, en mastergrad i ingeniørledelse og en MBA i prosjektledelse.  
  
I vår samtale med Mujtaba delte han viktig innsikt i hvordan man kan forbedre planleggingsfasen i ethvert industrianleggsprosjekt:  
  
Sørg for at du har den oversikt over hele virksomheten som er nødvendig for å lage vellykkede planer.  
  
"Planleggingsfasen er svært viktig, og den legger grunnlaget for suksess", sier Mujtaba. "Men enda viktigere enn selve planleggingsfasen er det at hele virksomheten er synlig i planleggingsfasen." Prosjekter som ikke følger en skikkelig planleggingsprosess, og som mangler innsyn i virksomhetskritiske data, ender opp med å skape store problemer senere. "Små hull i planleggingsfasen, som skyldes manglende innsyn, skaper større problemer i gjennomføringsfasen. De fører til kostnads- og tidsoverskridelser og andre negative prosjektresultater, noe som igjen fører til at interessentenes forventninger ikke blir innfridd", sier Mujtaba.  
  
For flere år siden jobbet Mujtaba med et prosjekt for utvidelse av et raffineri. I dette prosjektet oppstod det en rekke problemer som alle kunne vært løst i planleggingsfasen. "Den innledende datainformasjonen, designet og referansene vi trengte for å lage en vellykket plan, var ikke til stede", sier Mujtaba. "Fordi vi ikke kunne fremskaffe de dataene vi trengte for å ta informerte beslutninger, tok ikke planen vi laget høyde for visse risikoer. Når disse risikoene ble en realitet, hadde vi ikke data som gjorde oss i stand til å flytte ressursene våre og iverksette tiltak. Resultatet var at prosjektet, som opprinnelig var forventet å koste 16 millioner dollar, endte opp med å koste mer enn 100 millioner dollar."  
  
For å motvirke dette anbefaler Mutjaba at du sørger for å ha full oversikt over alle prosjektrelaterte data i forkant av planleggingsfasen.  
  
Utvikle prosjektets omfang tidlig og ta høyde for avgrensninger.  
  
"Tidlig i prosjektet, i det vi kaller fase én, er det viktig å utvikle prosjektets omfang", sier Mujtaba. Men hva skjer når omfanget begynner å skli ut? Da er det på tide å revurdere omfanget. "Samarbeid med interessentene og bli enige om hva det nye resultatet og forventningene skal være", sier Mujtaba. "Sørg for å få klart nedskrevne forventninger fra hver enkelt interessent", sa han.  
  
Mujtaba fortalte at hver avdeling og gruppe innenfor den aktuelle interessentkategorien vil ha ulike behov for hvert prosjekt. Prosjektdriften vil ha andre forventninger enn sikkerhetsgruppen, og sikkerhetsgruppens forventninger vil være forskjellige fra ingeniørgruppens forventninger. "Hvis interessentene ikke blir enige om prosjektets omfang, bør du samarbeide med teamet. Gå tilbake til tegnebrettet og diskuter til alle interessentene er enige om det omdefinerte prosjektomfanget. Gå deretter videre med prosjektet." Hvis dette trinnet ikke gjennomføres i planleggingsfasen, eller hvis det ikke tas opp igjen når omfangskrypingen blir en realitet i gjennomføringsfasen, kan det hende at prosjektet må skrinlegges eller utsettes til et senere tidspunkt.  
  
Et viktig tips til industrivirksomheter som jobber med omfanget, er å inkludere avgrensninger. "Du må ha med avgrensninger i prosjektomfanget", sier Mujtaba. "Gjør det klart hva som er innenfor og utenfor prosjektets rammer." Denne praksisen kan hjelpe teamet med å håndtere utfordringer som dukker opp på et senere tidspunkt. Når en annen interessent ber om at noe skal tas opp i prosjektet, og det ligger utenfor de opprinnelige, avtalte grensene, blir det enklere å snakke om hvordan endringen vil påvirke prosjektleveransen. 

Opprett én enkelt sannhetskilde for bedre datadrevne beslutninger.  
  
Tradisjonelt har organisasjoner benyttet seg av en rekke ulike verktøy for å lagre prosjekt-/aktivarelaterte data. Med så mange ulike verktøy har brukerne vært nødt til å hente ut data fra hvert enkelt verktøy og deretter legge inn dataene manuelt for å få et helhetsbilde av tidligere eller nåværende resultater. Denne manuelle prosessen er selvsagt utsatt for menneskelige feil og er svært tidkrevende. Som oftest gjør denne praksisen dataene upålitelige.  
  
For å motvirke dette anbefaler Mujtaba å bruke et verktøy som kan samle alle datakildene på ett sted. Selv om data og verktøy er viktige, er det avgjørende at industrianlegg etablerer ett enkelt datamiljø der dataene er lett tilgjengelige. "Du må ha effektive og pålitelige data som grunnlag for prosjektplanene hvis du vil at prosjektene skal lykkes i gjennomføringsfasen", sier Mujtaba.  
  
Når data rutes til én enkelt sannhetskilde, kan bedriftsledere bruke nøyaktige og lett tilgjengelige data som beslutningsgrunnlag og ta bedre valg i planleggingsfasen for å legge til rette for vellykkede prosjekter.  
  
Utnytt automatisering for å holde interessentene informert og samtidig fokusere på mer verdifulle oppgaver.  
  
"For å lage effektive og pålitelige prosjektplaner er det avgjørende å bruke automatiserte verktøy", sier Mutjaba. Automatisering gjør det mulig for prosjektmedarbeidere å overlate oppgaver med lav verdi, som datainnsamling og rapportering, til det automatiserte verktøyet, slik at de kan fokusere på mer verdifulle oppgaver. Automatiseringen bidrar også til å øke nøyaktigheten og tilliten til dataene, ettersom den fjerner muligheten for menneskelige feil.  
  
Når det gjelder rapportering, forteller Mujtaba at det er slutt på tiden da man bare hadde å gjøre med interne interessenter. "Nå kreves det så mye ekstern rapportering", sier Mujtaba. For å kunne levere robuste rapporter med nøyaktige data som er skreddersydd for hver enkelt interessent i tide, er automatisering et must.  
  
Mutjaba fortsetter: "For å oppnå dette nivået av sanntidsrapportering uten å måtte bruke hele jobben på å samle inn data og organisere rapporter, trenger du et automatisert prosjektstyringssystem." Resultatet er at interessentene blir bedre informert om prosjektets innsats og resultater, samtidig som prosjektplanleggere og prosjektledere kan fokusere på det som er viktigst: å sikre at prosjektet lykkes.  
  
Vil du lære mer om hvordan du kan få et smartere og mer effektivt industrianlegg? Her kan du lese e-boken vår om hvordan du kan forbedre prosessene for gjennomføring av industrianlegg.