Mange bedrifter utfører arbeidet sitt langt unna et tradisjonelt utsalgssted. Servicefolk, montører, entreprenører og mindre verksteder kan møte kunden hjemme, på byggeplass eller direkte ute ved maskinen som skal repareres. Når arbeidet er ferdig, oppstår et praktisk spørsmål: hvordan skal betalingen håndteres?
Faktura er fortsatt vanlig i mange bransjer, særlig mellom bedrifter. Samtidig finnes det situasjoner der betaling med kort på stedet er enklere, spesielt ved mindre oppdrag, salg av deler eller tjenester til privatkunder.
Betaling på stedet kan redusere administrasjon
Fakturering innebærer mer enn å sende et dokument. Bedriften må registrere kunden, følge med på forfallsdato og eventuelt purre dersom betalingen ikke kommer. For små enkeltoppdrag kan administrasjonen bli uforholdsmessig stor sammenlignet med verdien av jobben.
Kortbetaling kan i enkelte tilfeller gjøre prosessen enklere. Kunden betaler når oppdraget er ferdig, og virksomheten slipper å følge opp samme transaksjon senere.
Det betyr ikke at kortbetaling bør erstatte faktura i alle sammenhenger. Ved større oppdrag, kredittavtaler eller løpende bedriftsforhold er fakturering ofte mer hensiktsmessig.
Forbindelse og driftssikkerhet må passe arbeidsmiljøet
En terminal som fungerer utmerket i et lokale med stabilt nettverk, kan være mindre praktisk ute på et område med dårlig dekning. Derfor bør servicebedrifter tenke gjennom hvor betalingen faktisk skal foregå.
For noen vil de fleste oppdrag skje i tettbygde områder med god mobildekning. Andre arbeider på gårder, anleggsområder eller industrielle områder der signalet kan variere.
Det er også verdt å tenke på batteritid. En terminal som ligger i bilen gjennom en lang arbeidsdag bør være klar når den trengs, uten at montøren først må finne en lader.
Terminalen bør passe den eksisterende arbeidsflyten
Det er lett å se på betaling som siste trinn i prosessen, men systemet bør også passe resten av arbeidsflyten. Dersom kunden får et prisoverslag på forhånd, bør beløpet som kreves inn være tydelig og dokumentert.
Ved salg av reservedeler kan det være nyttig å kunne registrere hva kunden faktisk har kjøpt, mens en ren betalingsterminal kan være tilstrekkelig dersom fakturagrunnlaget allerede finnes i et annet system.
For mobile oppdrag finnes det i dag flere kompakte løsninger, og produkter markedsført under blant annet Sum Up viser hvordan kortbetaling kan gjennomføres uten en tradisjonell kasseplass. Det gjør slike systemer relevante også for servicebedrifter som bare tar kortbetaling av og til.
Ikke alle kunder ønsker å betale på samme måte
Selv om kortbetaling er vanlig, bør virksomheten være forberedt på ulike preferanser. Enkelte bedriftskunder forventer faktura fordi betalingen skal gjennom økonomiavdelingen, mens privatkunder ofte foretrekker å gjøre opp med én gang.
En fleksibel betalingsrutine kan derfor være bedre enn å velge én metode for alle. Det viktigste er at medarbeiderne vet hvilke alternativer som finnes og når de bør brukes.
Dersom betalingsprosessen må improviseres hver gang, skaper den fort unødvendig usikkerhet både for kunden og den ansatte.
Regn på hvor ofte løsningen faktisk skal brukes
En terminal kan være praktisk uten at den nødvendigvis er økonomisk riktig for alle bedrifter. Hvis bare noen få kunder i året ønsker kortbetaling, bør kostnaden vurderes mot dette lave volumet.
Det er derfor relevant å se på både innkjøpspris, transaksjonsgebyrer og eventuelle faste kostnader. En løsning som er rimelig ved sporadisk bruk kan være mindre attraktiv når betalingsvolumet blir høyt, og motsatt.
For bedrifter som jobber ute i felt er målet sjelden å bygge en avansert betalingsinfrastruktur. Ofte handler det bare om å kunne avslutte et mindre oppdrag uten å opprette og følge opp en faktura.
En god løsning er den som forenkler arbeidsdagen uten å introdusere mer administrasjon enn den fjerner.
BREAKING